El Plan de Comunicación interno

“Comunicar es conocer el terreno propio, saber anticipar y saber reaccionar. Una planificación bien diseñada puede establecer el marco de una política de comunicación más eficaz, siempre y cuando sepan olvidarse los excesos, que permita concebirla de acuerdo con un modelo dúctil y flexible, para que la reflexión constituya un apoyo y nunca un obstáculo para la acción”. Isabell ockrenty             

El plan de comunicación se trata de un documento operacional cuyo propósito no es movilizar, sino establecer un marco de referencia para el conjunto de acciones de comunicación. Revela una estrategia y busca ser exhaustivo, incluye referencias precisas para acciones concretas, es de carácter confidencial y, por tanto, no se difundirá fuera de la empresa.

En el mundo empresarial existen varios planes de comunicación entre los cuales se encuentran los clasificados en función de los destinatarios que son: Comunicación interna, Comunicación financiera, Comunicación de reclutamiento; los planes relacionados con una temática particular: con el desarrollo sostenible, con la calidad; relacionados con un proyecto o un acontecimiento: la aceptabilidad, para la creación de una unidad de negocio y de crisis.

En este caso hablaré sobre el plan de comunicación interna: Este debe ser conciso, estratégico y pragmático. Está destinado a orientar la acción de generar mensajes, a esclarecer los objetivos, a distinguir los destinatarios y a desglosar los medios.

Este plan expone las elecciones y las limitaciones de la empresa, y las explica a los empleados. Además se suma a la administración de la empresa y facilita un clima de dialogo y de disposición a escuchar, al proponer a los ejecutivos un conjunto de herramientas y de apoyos que les permitan hacer que se comprendan mejor los mensajes fundamentales de la empresa.

El plan de comunicación interna permite reunir informaciones estratégicas, operacionales y simbólicas que refuerzan la eficacia y la unidad de grupos que con frecuencia se encuentran dispersos en todo el mundo. Interviene en el momento oportuno en las políticas específicas que deben ser objeto de una amplia difusión.

Debe ser compatible con los demás planes concebidos: plan de calidad, plan de informática, plan de formación. También tendrá que ser compatible con las campañas de comunicación externa en curso o proyectadas para no comprometer la unidad ni la continuidad de la imagen. Deberá adaptarse al ritmo de la empresa y a los acontecimientos internos.

El plan de comunicación, basado en el rediseño e implementación de medios de comunicación internos, se convierte en una oportunidad para que las empresas fortalezcan los aspectos identificados como débiles en la investigación, logrando así elevar los niveles de satisfacción de sus clientes internos y dimensionar las necesidades de comunicación existentes. En consecuencia, el plan de comunicación redundará en la consolidación de una cultura organizacional, basada en principios y valores corporativos.

La debida implantación y seguimiento que se realiza al plan de comunicación es justificada en cada caso por la importancia de cada actividad y su inversión de tiempo, primero debe realizarse la implantación del plan que debe ir acompañada de un sistema de seguimiento y retroalimentación constante (mediante cuestionarios de clima laboral y entrevistas con los responsables) para identificar las desviaciones a los objetivos y sus causas y poder diseñar acciones correctoras. Y así mes a mes cumplir el plan de comunicación como fue previsto o anexando las nuevas acciones que surgen con el tiempo.

Ejemplo: El aumento o disminución de pedidos, la innovación tecnológica o un éxito comercial serán objeto de un dispositivo de comunicación ideado en el curso de su desarrollo en el tiempo, considerando a los destinatarios de la comunicación y sus apoyos. (Primera información rápida transmitida por los medios de comunicación interna de urgencia; después, análisis y comentarios en los medios de información y reflexión, como el periódico interno).