COMUNICACIÓN EXTERNA

COMUNICACIÓN EXTERNA

Con la comunicación externa se trata de hacer un análisis del entorno de la organización, se basa en el público externo, como son la comunidad local, el gobierno central, instituciones educativas, proveedores, grupos financieros, medios de comunicación y organizaciones del entorno, sean rivales o aliadas.

En la comunicación externa el principal enfoque son los públicos externos de la organización los cuales se clasifican:

Clientes: la organización esta obligada a informarles a cerca de los productos nuevos y pendientes  con respecto a la calidad del servicio y demandas por servicios nuevos. Proveedores: se coordina con ellos las materias primas, necesidades y salidas de los productos de la compañía. Bancos y entidades: porque son los que manejan el capital y con ellos se consiguen  financiaciones. Universidades e instituciones educativas: se tienen en cuenta por la necesidad de personal y educarlos en las determinadas temáticas. Medios de comunicación: programaciones y actividades a desarrollar.

Por otra parte la relación con los medios de  Comunicación lo que busca es el establecimiento de un continuo servicio informativo abierto a todo el mundo, dar respuestas a las preguntas que se creen con respecto a la organización y tener un seguimiento de la imagen de la organización.

No podemos dejar de tener en cuenta que se corre el riesgo de que nuestra información sea tergiversada y que los periodistas están afectados por factores personales, rutinas profesionales, formas de trabajar y desconfianzas.

Se debe tener en cuenta que los medios se comunican con el público general y con el especializado, manteniendo un cuidado permanente del  lenguaje. Se debe tener un canal constante para la comunicación con los medios y el  trabajo  hacerlo muy profesional y coherente. Es importante  tener en cuenta que a la hora de comunicarnos debemos tener el animo de informar sin olvidar los objetivos de nuestra organización, no debemos dar información parcializada, tenemos que ser objetivos y suministrar información importante para así ser incluidos en sus espacios.

Es bueno establecer un mismo canal, para que en el momento que los medios se dirijan a nosotros tengan un mismo interlocutor, establecer buenas relaciones con los periodistas para que seamos una buena fuente de información y pasemos a ser interlocutores validos ante los medios. Tener alguien ágil y eficaz  es clave, también se debe poseer  verdadera información, no mentir a la hora de informar a los medios para así pasar a tener credibilidad, la cual cuesta mucho mantener y alcanzar.

Normalmente las metodologías de trabajo utilizadas en Las organizaciones son las que manejan la información, ellos deben elegir el contacto, elegir a los periodistas adecuados hay que ver quiénes son los responsables en cada medio que abarcan el sector o ámbito en el que se enmarque nuestra organización.

La información se puede suministrar de dos formas, Indicando que la información es importante para el público y tratando  de llevar la nota, a periodistas que manejen el tema que nosotros tratamos de difundir. El personal encargado de manejar la información a suministrar debe hacer un análisis de campo mirando bien que es lo que se trata de difundir, el publico que se quiere alcanzar y mirar la actualidad de  la información y que tan importante puede llegar a ser para  nuestros clientes, hay que saber elegir el canal idóneo para que la información llegue bien.

Para el establecimiento de contactos con los periodistas se debe hacer un estudio de campo en el que miremos los perfiles de los periodistas, su reputación, el área en el que se desarrollan, hacer un contacto personal con ellos, tener datos como teléfonos empresariales y personales, el medio en el que más bien se desarrollan.

Cuando se va a iniciar contacto con algún periodista desconocido deberíamos presentarnos y explicarle cual es nuestra función, hacer llamadas para conocer opiniones con respecto a nuestras información, preguntarle como siente la relación entre la organización y el medio, que debería mejorar, tratar de hacer una especie de amistad para que las cosas sean mas fáciles en un futuro, tratar de que nosotros seamos una fuente de información importante; teniendo en cuenta lo anterior la comunicación externa será un éxito.