Definicion de Relaciones Publicas...Ana Maria SIlva Perez

COMUNICACIÓN INTERNA UNA SERIE DE HERRAMIENTAS, COMPROMISOS Y OPORTUNIDADES

Basta con mirar su nombre para entender que se refiere a lo que está adentro de la compañía, pero mas que entenderlo es comprenderlo, por eso mencionaré algunos conceptos relevantes que nos ayudaran a dimensionar mejor a que apunta este tipo de comunicación.

Es pues la comunicación interna el medio, la guía, el manual, pero sobre todo el arma fundamental para motivar al recurso humano de la compañía, y lograr que los empleados estén siempre bajo las mas optimas condiciones laborales, siendo conscientes que el entorno laboral cada vez es mas cambiante y competitivo.

La comunicación interna utilizada de una manera efectiva nos  permitirá llevar la delantera en diversos aspectos como lo son: promover una comunicación en todas las direcciones, Permitirle a cada empleado expresarse ante la dirección general cualquiera que sea su posición en la escala jerárquica de la organización, mantener informados a los empleados, romper departamentos estancados respecto a actividades aparentemente independientes pero que hacen que se bloqueen entre sí;  además de construir una identidad de la empresa en un clima de confianza y motivación.

La comunicación interna nos plantea dos tipos diferentes los cuales son ascendentes o descendentes; comunicación ascendente  es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarquía y la descendente es la que se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía; para mayor claridad mencionaré las herramientas mas comunes y afines a estos dos tipos de comunicación interna; para la comunicación descendente encontramos: tablones de anuncios, periódico interno, cartas al personal, jornadas de integración, reuniones de información y entrevista individual. Como vemos en este tipo de comunicación priman aspectos digitales y escritos pero cabe destacar que en la comunicación descendente la mejor herramienta a utilizar es la relación personal.

Ahora entrando en materia con respecto a la comunicación ascendente tenemos herramientas como: entrevista, programa de sugerencias, sección en el periódico interno, correo, buzón de sugerencias, intranet.

Ahora después de desglosar lo concerniente a la comunicación ascendente y descendente puedo mencionar otro factor clave como lo es la planificación, la cual nos llevará a descubrir e implementar las estrategías mas adecuadas para que la compañía vaya siempre por los caminos del éxito; ya que tener unas excelentes estrategías es señal segura de estabilidad, crecimiento económico y laboral; por eso es de gran importancia que en las estrategías que se pondrán en marcha estén involucrados  todos los públicos internos de la organización, sabiendo que sí todos y cada uno de los miembros se esfuerzan por lograr el crecimiento de la empresa y se involucran en los proyectos y estrategías de la misma está será la líder del mercado y tendrá una excelente imagen, pues de nada sirve tener las mejores estrategías si los que las concretaran no se interesan por hacerlo o peor aún lo hacen de la manera errónea o inadecuada. Es por esto que los proyectos deben de estar guiados por personal altamente calificado que serán las cabezas visibles a la hora de superar las dificultades psicológicas y materiales; ya que la comunicación interna es un arma de doble filo pues esta es la base y  el sustento del éxito o fracaso de la compañía.

La comunicación interna como todo lo relevante en cualquier compañía plantea retos y dificultades que un comunicador competente debe de estar en la capacidad de resolver, haciendo un uso eficiente de sus conocimientos y experiencia; pero sobre todo actuando de una manera rápida y concreta y mas aún logrando revertir la situación de tal forma que cada crisis suponga una oportunidad para demostrar de que está hecho y logrando afianzar y fortalecer la organización.

DAVID GONZÁLEZ

RELACIONES PÚBLICAS I

El Plan de Comunicación interno

“Comunicar es conocer el terreno propio, saber anticipar y saber reaccionar. Una planificación bien diseñada puede establecer el marco de una política de comunicación más eficaz, siempre y cuando sepan olvidarse los excesos, que permita concebirla de acuerdo con un modelo dúctil y flexible, para que la reflexión constituya un apoyo y nunca un obstáculo para la acción”. Isabell ockrenty             

El plan de comunicación se trata de un documento operacional cuyo propósito no es movilizar, sino establecer un marco de referencia para el conjunto de acciones de comunicación. Revela una estrategia y busca ser exhaustivo, incluye referencias precisas para acciones concretas, es de carácter confidencial y, por tanto, no se difundirá fuera de la empresa.

En el mundo empresarial existen varios planes de comunicación entre los cuales se encuentran los clasificados en función de los destinatarios que son: Comunicación interna, Comunicación financiera, Comunicación de reclutamiento; los planes relacionados con una temática particular: con el desarrollo sostenible, con la calidad; relacionados con un proyecto o un acontecimiento: la aceptabilidad, para la creación de una unidad de negocio y de crisis.

En este caso hablaré sobre el plan de comunicación interna: Este debe ser conciso, estratégico y pragmático. Está destinado a orientar la acción de generar mensajes, a esclarecer los objetivos, a distinguir los destinatarios y a desglosar los medios.

Este plan expone las elecciones y las limitaciones de la empresa, y las explica a los empleados. Además se suma a la administración de la empresa y facilita un clima de dialogo y de disposición a escuchar, al proponer a los ejecutivos un conjunto de herramientas y de apoyos que les permitan hacer que se comprendan mejor los mensajes fundamentales de la empresa.

El plan de comunicación interna permite reunir informaciones estratégicas, operacionales y simbólicas que refuerzan la eficacia y la unidad de grupos que con frecuencia se encuentran dispersos en todo el mundo. Interviene en el momento oportuno en las políticas específicas que deben ser objeto de una amplia difusión.

Debe ser compatible con los demás planes concebidos: plan de calidad, plan de informática, plan de formación. También tendrá que ser compatible con las campañas de comunicación externa en curso o proyectadas para no comprometer la unidad ni la continuidad de la imagen. Deberá adaptarse al ritmo de la empresa y a los acontecimientos internos.

El plan de comunicación, basado en el rediseño e implementación de medios de comunicación internos, se convierte en una oportunidad para que las empresas fortalezcan los aspectos identificados como débiles en la investigación, logrando así elevar los niveles de satisfacción de sus clientes internos y dimensionar las necesidades de comunicación existentes. En consecuencia, el plan de comunicación redundará en la consolidación de una cultura organizacional, basada en principios y valores corporativos.

La debida implantación y seguimiento que se realiza al plan de comunicación es justificada en cada caso por la importancia de cada actividad y su inversión de tiempo, primero debe realizarse la implantación del plan que debe ir acompañada de un sistema de seguimiento y retroalimentación constante (mediante cuestionarios de clima laboral y entrevistas con los responsables) para identificar las desviaciones a los objetivos y sus causas y poder diseñar acciones correctoras. Y así mes a mes cumplir el plan de comunicación como fue previsto o anexando las nuevas acciones que surgen con el tiempo.

Ejemplo: El aumento o disminución de pedidos, la innovación tecnológica o un éxito comercial serán objeto de un dispositivo de comunicación ideado en el curso de su desarrollo en el tiempo, considerando a los destinatarios de la comunicación y sus apoyos. (Primera información rápida transmitida por los medios de comunicación interna de urgencia; después, análisis y comentarios en los medios de información y reflexión, como el periódico interno).

LAS RELACIONES PÚBLICAS Y LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Como dato de la realidad, partimos de la idea que las relaciones públicas nacieron en el siglo xx como una necesidad de la vida para comunicarnos con el otro, podemos decir que es la razón fundamental de la comunidad moderna, porque de ella se desprende la comprensión, la aceptación y el consentimiento propio para podernos desarrollar en un mundo globalizado, donde la información y la comunicación son herramientas principales para conocer los diferentes públicos al quiero llegar. Es así como las relaciones públicas intercambian estratégicamente con sus empresas, gremios o asociaciones negocios que conllevan al beneficio propio de cada organización, teniendo en cuenta que la única forma de relacionarse entre sí, es a través de la comunicación y que, por tanto, no pueden existir buenas relaciones públicas si no existen buenas comunicaciones, utilizando los canales de manera adecuada para que puedan surgir los efectos deseados.

El mensaje de RRPP desde el punto de vista personal, debe ser elaborado teniendo en cuenta el interés y el nivel cultural del público al cual va dirigido y por el medio más preciso, como vía de acceso para obtener información y generar opinión pública; he ahí la conexión entre saber comunicar y relacionarse al mismo tiempo con el medio que nos rodea, pues no es lo mismo informar a través de la radio, en la televisión, medios escritos y hoy en día en la era tecnológica; los públicos son diferentes por tanto la redacción y el contenido varía de acuerdo a la intensión comunicativa que se quiere emitir. Por eso ser relacionista  público es algo más que redactar buenas notas de prensas y saber dialogar, es saber implementar las estrategias que ayuden a mantener esos vínculos entre la compañía y sus públicos (internos y externos). Es investigar, actuar, comunicar y evaluar, es armonizar las relaciones a largo plazo entre individuos y organizaciones de la sociedad, es crear lazos de confianza, no solo a nivel profesional, pero tampoco confundirlo con lo personal, son vínculos amistosos de carácter gana- gana donde el relacionista público le da valor más allá de hacer buenos contactos para la organización, pues ponen en juego la reputación e imagen que se quiere transmitir o conseguir por medio de buenas gestiones comunicativas.

Tal es el caso de Jordi Xifra que afirma en su texto Dirección de Relaciones Públicas que “las relaciones públicas no son nada más que relaciones con los medios y que ocupan una posición central dentro de las relaciones porque estos sirven de gatekeepers, controlando la información que fluye a otros públicos en un sistema social”. Pues en realidad estar informado hace de los profesionales una labor encaminada al éxito. Desde la parte comunicativa podemos lograr oportunidades de negocio y de una u otra forma las relaciones con los medios es necesaria e indispensable para divulgar las gestiones organizativas que se dan por medio de estrategias como las ruedas de prensa, la publicidad directa o indirecta entre ellas las campañas, entrevistas, desayunos empresariales, boletines de prensa, comunicados de prensa, lobby, redes sociales y hasta celebraciones de fechas especiales como el día del periodista. También es importante dar a conocer desde los medios de comunicación lo que hace nuestra empresa, cómo lo hace y a través de qué se manifiesta a la sociedad, considerándolo al mismo tiempo como arma de doble filo. Por tanto es de aceptar cualquier invitación que provenga de los colegas informativos para crear simpatía entre ellos y en un momento determinado puedan estar a nuestra disposición; pues en realidad las relaciones públicas es un montón de tiempo y poco dinero, solo se necesita tiempo y paciencia para hacer una red de contactos a beneficio propio.

Por: JOHANA ÀLVAREZ ZAPATA

  

UN BUEN COMPLEMENTO

Publicidad y Relaciones Públicas proporcionan una formación especializada en la creación, diseño y producción de la comunicación publicitaria, así como en las estrategias y aplicaciones de las relaciones públicas. Dentro de las relaciones públicas un factor importante es la relación con el entorno y la creación de una opinión pública favorable. Por este motivo, están muy enlazadas con la publicidad, en cuanto que ésta pretende ofrecer una imagen corporativa de la empresa, a través de la difusión de sus productos, y con la comunicación, tanto externa como interna de las empresas. Los estudios de publicidad y relaciones públicas habilitan para trabajar en el campo de la creación publicitaria, la planificación estratégica de la comunicación, la gestión de empresas publicitarias y de relaciones públicas, la dirección y la gestión de comunicación empresarial e institucional, la consultoría de marcas, el diseño y la dirección de arte, la asesoría de imagen, la realización de spots publicitarios y la investigación de mercado y de la comunicación.

La Publicidad y las Relaciones Públicas pertenecen al mundo del marketing, y de todo es conocido que esta herramienta se sustenta en cuatro pilares básicos: producto, precio, promoción y distribución. Tanto la publicidad como las relaciones públicas son acciones de promoción; es decir, de comunicación de la empresa y de sus productos y servicios, con los diferentes públicos y audiencias que le interesen.

La Publicidad puede fomentar la notoriedad e intensificar la credibilidad de cualquier mensaje de marketing, bien de la empresa, bien de sus productos y servicios, se utiliza, fundamentalmente, para conseguir determinados resultados comerciales en un corto periodo de tiempo; las Relaciones Públicas, por su parte, pueden mejorar también la imagen y la reputación de la empresa y de sus productos, sobre todo, de establecer y mantener una comunicación bidireccional entre la empresa y sus públicos.

La Publicidad tradicional, en la mayoría de los casos, desarrolla técnicas para llegar al mayor número de personas con el mínimo coste posible, a través de un mensaje unidireccional, en determinados canales de comunicación. Las Relaciones Públicas, por el contrario, diseñan técnicas bidireccionales (emisor- receptor- emisor), a través de mensajes selectivos, en muy distintos canales, hechos a la medida de las necesidades e intereses de cada público o audiencia.

Los públicos de la Publicidad son generalmente los clientes y distribuidores. Los de las Relaciones Públicas son mucho más variados, e incluyen, desde los empleados y accionistas, hasta las autoridades y la opinión pública en general.

Siendo el objetivo fundamental de la Publicidad el aumento de las ventas, el de las Relaciones Públicas recomienda revisar permanentemente las fortalezas y debilidades, así como las amenazas y oportunidades de la empresa, para afrontar cualquier problema que pueda aparecer.

Publicidad y Relaciones Públicas pueden y deben complementarse. No en vano los mejores clientes de las consultoras de Relaciones Públicas son las agencias de Publicidad. Poco sentido tendría intentar persuadir a los clientes de que compren más, cuando se descuidan las relaciones con proveedores, distribuidores o asociaciones de consumidores. Las Relaciones Públicas pueden reforzar consistentemente la buena publicidad y, si fuera el caso, minimizar el efecto negativo que pueda causar la mala.

Existe un planteamiento en las Relaciones Públicas de que sus acciones se realizan sobre el ámbito institucional de la organización, mientras que la Publicidad incide sobre el producto o la marca concreta.

Desde este punto de vista, las Relaciones Públicas se centran en la percepción que tengan los públicos de la organización, y no tanto en la intención de compra o la preferencia.

La Publicidad se dirige principalmente, a unos públicos externos a la propia organización y es un tipo de público de espectro mayoritario y amplio. Sin embargo, las Relaciones Públicas se realizan pensando en uno público interno y externo, dentro de esos dos ámbitos se incluyen multitud de públicos específicos. Eso implica que la actividad dirigida de las Relaciones Públicas actúa sobre públicos más selectos y concretos y que debe modular su acción teniendo presente esa tipología de públicos.

La Publicidad ejerce un control absoluto en la elaboración y plasmación del mensaje que va a aparecer en el medio. Por el contrario, las Relaciones Públicas actúan en el terreno de la incertidumbre puesto que únicamente se tiene certeza del mensaje elaborado, pero no existe control sobre cómo va a aparecer en el medio, ni cuándo, ni qué, ni dónde.

El lenguaje publicitario debe reunir una serie de características propias, evocando al consumo del producto o del servicio y siendo por tanto impactante, innovador y lo más sucinto posible. No hay que olvidar que la publicidad compra un espacio del medio –papel en la prensa y tiempo en la radio y la televisión- y cuánto menor sea ese espacio, menor será el coste. El lenguaje que utiliza las relaciones públicas es muchos más extenso, derivado de la amplitud de sus públicos y de la utilización de diferentes lenguajes para dirigirse a ellos.

La Publicidad tiene la necesidad de establecer un calendario en los mensajes que ha elaborado, puesto que unos de los factores de su éxito es la repetitividad. Así, un mismo mensaje es usual que se repita varias veces. Desde la perspectiva de las relaciones públicas no es normal que se recurra a la repetición de un mismo mensaje, mientras que lo que sí se pueden repetir son las herramientas. Así, tenemos que los mensajes de las relaciones públicas se agotan en sí mismos.

En conclusión estos dos términos se complementan muy bien para poder formar una excelente imagen de la organización y poder mostrar al público lo que son.